Was ist PDD?

Im Bereich der Robotic Process Automation (RPA) dient das Process Design Document (PDD) als grundlegender Entwurf für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es spielt eine entscheidende Rolle im RPA-Lebenszyklus, der mehrere Phasen umfasst, von der Ideenfindung bis hin zur Bereitstellung und kontinuierlichen Überwachung der Bots in der Produktion. Das PDD ist besonders während der Entwurfsphase von großer Bedeutung, da es als detailliertes Handbuch fungiert und sowohl Entwicklern als auch Interessengruppen den Automatisierungsprozess erklärt.

Wesentliche Elemente des PDD

Das PDD ist das erste Dokument, das nach einer umfassenden Prozessanalyse mit Experten oder Fachleuten erstellt wird. Es dokumentiert alles, was während der Entdeckungsphase gelernt wurde, in einem Format, das sowohl für Endnutzer als auch Entwickler verständlich ist. Dieses Dokument beschreibt die zu automatisierenden Prozesse und hebt hervor, wie durch Automatisierung Effizienzsteigerungen erzielt werden können.

Wichtige Bestandteile eines PDD

Ein umfassendes PDD umfasst in der Regel folgende Punkte:

1. Ziel und Einführung: Beschreibt den Zweck des Dokuments und führt in den zu automatisierenden Prozess ein.
2. Anwendungen im Geltungsbereich: Listet die Anwendungen auf, die in die Prozessautomatisierung einbezogen sind.
3. Prozessschritte auf hoher Ebene: Beschreibt die Prozessschritte auf einer hohen Abstraktionsebene.
4. Detaillierte Prozessschritte: Bietet Details zu den einzelnen Schritten des Prozesses, oft mit Screenshots zur Veranschaulichung.
5. As-Is- und To-Be-Prozessfluss: Zeigt den aktuellen Prozessablauf und den angestrebten automatisierten Prozessablauf.
6. Ausnahmen und Geschäftsregeln: Beschreibt eventuelle geschäftliche oder technische Ausnahmen sowie die Regeln, die den Prozess steuern.
7. Berichterstattung und Überwachung: Gibt die Berichtsanforderungen an und wie der automatisierte Prozess überwacht wird.

Darüber hinaus beschreibt das PDD die Voraussetzungen für die Automatisierung, einschließlich erforderlicher Serverspezifikationen, Tool-Lizenzen und eventueller Einschränkungen in der Kundenumgebung. Es enthält auch Details zum „As-Is-Prozess“, der den aktuellen Zustand des Prozesses vor der Automatisierung erfasst, und zum „To-Be-Prozess“, der den zukünftigen Zustand nach der Automatisierung beschreibt. Dieser zukünftige Zustand umfasst alle Änderungen, die vorgenommen wurden, um die Effizienz und Flexibilität für die Automatisierung zu verbessern.

Bedeutung des PDD in RPA-Projekten

Das PDD ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein klares Verständnis des zu automatisierenden Prozesses haben. Es bietet Entwicklern eine detaillierte Roadmap, die es ihnen ermöglicht, Bots effektiv zu entwerfen und umzusetzen. Darüber hinaus ist das PDD ein lebendiges Dokument, das im Laufe des Projekts Änderungen unterliegen kann, was ein strukturiertes Änderungsmanagement erfordert, um diese Anpassungen zu berücksichtigen.

Im Wesentlichen ist das PDD mehr als nur ein Dokument; es ist ein strategisches Werkzeug im RPA-Implementierungsprozess. Es stellt sicher, dass Automatisierungsprojekte mit einer klaren Vision und Richtung durchgeführt werden, wodurch Risiken minimiert und die Effizienz maximiert wird. Da sich RPA weiterentwickelt, kann die Bedeutung eines gut ausgearbeiteten PDDs nicht genug betont werden, da es einen entscheidenden Schritt in Richtung erfolgreicher Automatisierung und digitaler Transformation darstellt.